Ditulis oleh Riza Afita Surya untuk Kepentingan tugas mata kuliah Kearsipan, program studi Pendidikan Sejarah Universitas Jember, angkatan 2011. Dipersilahkan mengutip dengan mencamtumkan sitasi.
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Arsip merupakan sumber informasi
serta alat-alat pengawasan yang sangat diperlakukan dalam setiap organisasi
dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan di kantor-kantor lembaga negara,
swasta, dan perguruan tinggi. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat
ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat di perlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan di kantor-kantor
lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi
agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus
ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Mustahil bagi suatu
kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap
dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan
teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh
pemerintah.
Arsip-arsip
yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Situbondo sebagian
belum terkelola secara baik. Arsip-arsip tersebut dibiarkan menumpuk
terus-menerus di dalam karung bahkan jumlahnya pun bertambah banyak. Akibatnya
ketika dilakukan proses pengelolaan dan pemilahan (mengeluarkan arsip dari
dalam karung untuk disimpan), arsip ini kebanyakan telah dimakan oleh rayap.
Bahkan kertas tersebut menjadi rapuh dikarenakan tumpukan karung yang saling
bertumpuk satu sama lain, serta suhu pada lantai yang dingin langsung
bersinggungan dengan arsip-arsip tersebut.
Pemeliharaan secara berkala untuk
perawatan arsip di kantor Kearsipan Kabupaten Situbondo belum berjalan dengan
maksimal, hal ini terlihat dari banyaknya debu yang bertumpuk pada boks-boks
yang tersusun di rak. Berdasarkan pemaparan di atas, peneliti bermaksud
mendalami kasus kerusakan arsip yang diakibatkan oleh debu serta pencegahannya.
1.2 Identifikasi
Masalah
Menurut Sulistyo-Basuki (1996: 2) arsip
berasal dari kata archeon (bahasa Yunani), Archivum (bahasa Latin) artinya
kantor pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula di
tetapkan pada records atau rekaman pemerintah (arsip). Arsip digunakan
untuk membuktikan segala kejadian atau permasalahan terjadi. Sugiarto
(2005:3-4) mengungkapkan bahwa istilah arsip berasal dari bahasa yunani, yaitu
dari kata arche. Kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Faktor-faktor penyebab kerusakan
arsip (Sugiarto, 2005:84), dapat dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan
faktor ekstern. Pertama, faktor intern ialah penyebab kerusakan yang berasal
dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta,
pengaruh lem perekat dan lain-lain. Kertas dibuat dari campuran bahan yang
mengandung unsur-unsur kimia, Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan
dan rusak. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu singkat, bisa pula
memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat
menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.
Kedua Faktor ekstern ialah penyebab
kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme
perusak, dan kelalaian manusia, Faktor ekstern yang dapat merusak arsip berasl
dari faktor fisika, biota, penggunaan dan penanganan yang salah dan faktor
bencana alam, a) faktor fisika: cahaya, suhu dan kelembaban udara, partikel
debu, b) faktor biota: fungi, serangga, binatang pengerat dan pameran, c)
faktor penggunaan dan penanganan yang salah: perlindungan arsip, pemindahan
arsip, pengguna dan fasilitas ruang baca, reproduksi bahan arsip, d) faktor
bencana alam: kebakaran, banjir, perang, gempa, tsunami dan pencurian.
Dalam hal ini peneliti lebih
memfokuskan diri pada faktor ektern, khususnya debu yang dapat merusak arsip.
Pada bab selanjutnya akan dijelaskan lebih lanjut tentang bagaimana mengatasi
dan mencegah debu agar tidak menyebabkan
kerusakan pada arsip.
BAB 2. PEMBAHASAN
2.1 Faktor-faktor
Penyebab Kerusakan Arsip
Telah diutarakan dimuka bahwa yang
dimaksud dengan pemeliharaan arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat
disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor
internal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari dalam. Sedangkan faktor eksternal
adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.
1.
Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)
Kerusakan yang disebabkan dari dalam
dapat berasal dari unsur- unsur kertas,
tinta, pasta atau lem.
a) Kertas
Unsur-unsur yang terdapat pada
kertas antara lain :
1. Bahan
baku kertas
Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan
seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain-lain.
Dari bahan apapun kertas dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat pengawet
dan sifat penghancur terhadap kertas itu
sendiri.
2. Air
Air yang dipergunakan dalam proses
pembuatan kerta kemungkinan air yang
tidak bersih, sehingga kertas mengandung
bakteri-bakteri yang merusakkan
kertas.
3. Bahan
Lapisan Kertas/bahan tambahan
Untuk membuat kertas menjadi halus,
licin, berwarna, kuat dan lain-lain dipergunakan
bahan-bahan tambahan seperti : kanji, cuka, garam mineral, dan zat-zat kimia yang akan
menimbulkan masalah-masalah tersendiri. Kanji
misalnya, merupakan bahan makanan bagi berbagai macam serangga dan pertumbuhan berbagai jenis bakteri perusak kertas.
b) Tinta
Tinta adalah alat tata usaha berupa
cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf,
angka) di atas kertas.
Hal-hal yang perlu diketahui dalam
penggunaan tinta adalah sebagai berikut :
1. Pergunakanlah
jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah luntur). Apabila tinta yang
dipergunakan kurang baik sangat merugikan, khusunya apabila kertas arsip kena
air, atau udara lembab.
2. Ada
beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon
oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat menimbulkan aksi-aksi kimia yang
dapat merusakkan kertas. Tinta karbon yang dibuat dari arang hitam dan lem arab
sebagai perekat tidak menimbulkan reaksi kimia, sehingga tidak merusakkan
kertas arsip. Kertas karbon banyak dipergunakan di percetakan-percetakan.
c) .
Pasta atau Lem
Pasta atau lem dipergunakan sebagai
perekat. Menurut bahan baku yang dipergunakan, lem ada beberqpa macam yaitu :
1. Lem
yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)
2. Lem
yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya
3. Perekat
sintesis terutama polven acetate.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar
(faktor eksternal)
Kerusakan akibat serangan dari luar,
misalnya :
a.
Kelembaban udara
b.
Udara yang terlalu kering
c.
Sinar matahari
d.
Kotoran udara
e.
Debu
f.
Jamur dan sejenisnya
g.
Rayap, gegat, dan tikus.
2.2
Debu sebagai Salah Satu Penyebab Kerusakan Arsip
Dari sekian banyak faktor yang telah
dipaparkan di atas sebagai penyebab kerusakan arsip, penulis memilih
memfokuskan diri pada faktor ekstern, khususnya debu sebagai penyebab kerusakan
arsip serta bagaimana tindakan preventif dan
represif untuk menangani hal tersebut. Hal ini berdasarkan analisa yang
dilakukan peneliti di kantor kearsipan Kabupaten Situbondo bahwa debu cukup
mendominasi munculnya gangguan terhadap penyimpanan arsip. Adapun faktor yang
menyebabkan keberadaan debu tersebut
karena lokasi kantor berada tepat di
pingggir jalan (PB Sudirman) yang merupakan lalu lintas padat warga kota
Situbondo setiap harinya.
Secara
fisik, debu atau particulate dikategorikan sebagai pencemar udara
aerosol. Debu terdiri atas dua golongan, yaitu padat (solid) dan cair (likuid).
Debu yang terdiri atas partikel-partikel padat dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu dust, fumes, dan smoke.
Dust
terdiri atas berbagai ukuran mulai dari yang submikroskopik sampai yang
besar. Yang berbahaya adalah ukuran yang bisa terhisap ke dalam sistem
pernapasan, umumnya lebih kecil dari 100 mikron dan bersifat dapat terhisap ke
dalam tubuh.
Fumes adalah partikel padat
yang terbentuk dari proses evaporasi atau kondensasi. Pemanasan berbagai logam
misalnya, menghasilkan uap logam yang kemudian berkondensasi menjadi
partikel-partikel metal fumes, misalnya logam (Cd) dan timbal (Pb).
Smoke
atau
asap adalah produk dari pembakaran bahan organik yang tidak sempurna dan
berukuran sekira 0,5 mikron. Sementara itu, partikel cair biasanya disebut mist
atau fog (awan) yang dihasilkan melalui proses kondensasi atau
atomizing, contoh sederhana adalah hair spray atau obat nyamuk semprot.
Berdasarkan
uraian di atas, debu yang berada di kantor arsip dapat dikategorikan sebagai
debu jenis fumes dan smoke. Kerusakan yang ditimbulkan oleh
debu ialah menempelnya noda-noda hitam pada arsip dan sulit untuk dibersihkan, sehingga
informasi arsip sulit untuk dikenali. Debu yang menempel pada arsip dapat
meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertas arsip
serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur. Debu merupakan suatu bahan perusak
arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip dan hendaknya
arsip-arsip melakukan pembersihan/penyedotan terhadap debu-debu yang berada
didalam ruangan penyimpanan arsip, serta malakukan fumigasi terhadap
arsip-arsip yang ada.
Debu
selain menyebabkan kerusakan arsip, juga dapat mengganggu kesehatan para
pengunjung. Pada saat orang menarik nafas, udara yang mengandung partikel
akan terhirup ke dalam paru-paru. Ukuran partikel (debu) yang masuk ke dalam
paru-paru akan menentukan letak penempelan atau pengendapan partikel tersebut.
Partikel yang berukuran kurang dari 5 mikron akan tertahan di saluran nafas
bagian atas, sedangkan partikel berukuran 3 sampai 5 mikron akan tertahan pada
saluran pernapasan bagian tengah. Partikel yang berukuran lebih kecil, 1 sampai
3 mikron, akan masuk ke dalam kantung udara paru-paru, menempel pada alveoli.
Partikel yang lebih kecil lagi, kurang dari 1 mikron, akan ikut keluar saat
nafas dihembuskan.
Pneumoconiosis
adalah penyakit saluran pernapasan yang disebabkan oleh adanya partikel (debu)
yang masuk atau mengendap di dalam paru-paru. Penyakit pnemokoniosis banyak
jenisnya, tergantung dari jenis partikel (debu) yang masuk atau terhisap ke
dalam paru-paru. Beberapa jenis penyakit pneumoconiosis yang banyak dijumpai di
daerah yang memiliki banyak kegiatan industri dan teknologi, yaitu Silikosis,
Asbestosis, Bisinosis, Antrakosis dan Beriliosis.
Dengan
demikian, sangat diperlukan tindakan preventif dan represif terhadap pencemaran
debu yang terjadi di kantor Kearsipan Kabupaten Situbondo. Penanganan ini
selain bertujuan melestarikan keberadaan arsip juga menciptakan suasana yang
nyaman bagi para pengunjung maupun karyawan di Kantor Kearsipan.
2.3 Tindakan Preventif
Tindakan
preventif adalah tindakan pencegahan kerusakan arsip. Dalam konteks ini, debu
dapat dicegah melalui beberapa cara, antara lain :
1.
Pemasangan Pengendap Elektrostatik (Electrostatic
Precipitator) Elektrostatik merupakan salah
satu cabang fisika yang berhadapan dengan gaya yang dikeluarkan oleh medan
listrik statik (tidak berubah) kepada sebuah objek yang bermuatan. Aplikasi
elektrostatik dalam dunia industri digunakan untuk mengatasi masalah limbah
debu. Industri yang banyak mengaplikasikannya yaitu seperti PLTU (Pembangkit
Listrik Tenaga Uap), pabrik gula, dan pabrik semen. Salah satu penerapannya
yaitu penggunaan electrostatic precipitator (ESP).
ElectroStatic
Precipitator (ESP) adalah salah satu alternatif penangkap debu dengan
effisiensi tinggi (diatas 90%) dan rentang partikel yang didapat cukup besar.
Dengan menggunakan electrostatic precipitator (ESP) ini, jumlah limbah
debu yang keluar dari cerobong diharapkan hanya sekitar 0,16% (dimana
efektifitas penangkapan debu mencapai 99,84%).
Alat
pengendap elektrostatik digunakan untuk membersihkan udara yang kotor dalam
jumlah (volume) yang relatif besar dan pengotor udaranya adalah aerosol atau
uap air. Alat ini dapat membersihkan udara secara cepat dan udara yang keluar
dari alat ini sudah relatif bersih.
Alat
pengendap elektrostatik ini menggunakan arus searah (DC) yang mempunyai
tegangan antara 25 – 100 kv. Alat pengendap ini berupa tabung silinder di mana
dindingnya diberi muatan positif, sedangkan di tengah ada sebuah kawat yang
merupakan pusat silinder, sejajar dinding tabung, diberi muatan negatif. Adanya
perbedaan tegangan yang cukup besar akan menimbulkan corona discharga di daerah
sekitar pusat silinder. Hal ini menyebabkan udara kotor seolah-olah mengalami
ionisasi. Kotoran udara menjadi ion negatif sedangkan udara bersih menjadi ion
positif dan masing-masing akan menuju ke elektroda yang sesuai. Kotoran yang
menjadi ion negatif akan ditarik oleh dinding tabung sedangkan udara bersih
akan berada di tengah-tengah silinder dan kemudian terhembus keluar.
1. Pemasangan
Jaring Kawat halus
Jaring
kawat halus biasa kita temui dalam kehidupan sehari-hari. Karena memiliki
tekstur halus namun kuat, jaring ini kerap kali dipakai untuk menjaring
(filter) sesuatu yang dianggap tidak perlu. Pemsangan jaring kawat di pintu dan
jendela-jendela dapat menyaring debu agar tidak sampai masuk ke dalam ruangan
sehingga udara di dalam ruangan tetap bersih dan segar.
2.4 Tindakan Represif
Tindakan
represif adalah tindakan untuk mengatasi kerusakan arsip yang ditimbulkan oleh
debu. Telah disebutkan di atas bahwa debu yang menempel pada arsip dapat
meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertas arsip
serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur. Debu merupakan suatu bahan perusak
arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip.
A. Membersihkan
arsip yang kotor (terkena debu) dengan cara :
1)
Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja di
ruangan yang telah disediakan;
2)
Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran
arsip dengan alat yang tidak merusak arsip.
3)
Bersihkan kotoran debu yang menempel pada arsip di
mulai dari permukaan tengah kertas ke arah yang berlawanan menggunakan spon,
sikat halus, atau kuas dan untuk kotoran karena noda jamur (fungi), dapat
digunakan penghapus karet;
4)
Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk
buku, dapat menggunakan mesin penyedot debu kecil / ukuran kecil selama tidak
merusak fisik kertas;
5)
Arsip yang telah dibersihkan disimpan pada tempat
terpisah dari arsip yang sedang dan akan dibersihkan untuk ditata kembali.
B.
Merawat Arsip Basah
Arsip
yang basah dan kotor yang diakibatkan oleh debu dapat ditindak sebagai berikut
;
1)
Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada
lembaran atau arsip buku, dapat dicuci menggunakan air dingin dengan detergen;
2)
Membersihkan kotoran tersebut, menggunakan spon atau
kapas dengan tidak ditekan;
Mengeringkan dengan cara :
1)
Menempatkan arsip pada ruangan yang kering dilengkapi
dengan Exhaust Fan dipasang selama 24 jam, dan kelembaban udara di dalam
ruangan antara 35 - 50 % RH.
2)
Arsip dalam bentuk lembaran diletakan perlembar diatas
kertas penyerap/jilidan, tiap lembar disisipi kertas penyerap dan diganti
berulang kali setelah kertas penyerap basah.
3)
Untuk mencegah tumbuhnya jamur, tiap 10 lembar arsip
disisipi kertas thymole.
BAB
3. PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Tujuan dari kearsipan sebagaimana
dinyatakan dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - Ketentuan
Pokok Kearsipan Pasal 3 ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintahan.
Salah satu kegiatan dalam menjamin
keselamatan dan melestarikan keberadaan arsip ialah melakukan kegiatan
perawatan dan pemeliharaan arsip itu sendiri, sehingga perlu untuk dibuat suatu
pedoman mengenai pemeliharaan dan perawatan.
Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip (Sugiarto,
2005:84), dapat dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan faktor ekstern.
Pertama, faktor intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip
itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan
lain-lain. Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia,
Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses
kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu singkat, bisa pula memakan waktu
bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses
kimia yang merusak kertas.
Kedua, faktor ekstern ialah penyebab
kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme
perusak, dan kelalaian manusia. Faktor ekstern yang dapat merusak arsip berasal
dari faktor fisika, biota, penggunaan dan penanganan yang salah, dan faktor
bencana alam, a) faktor fisika: cahaya, suhu dan kelembaban udara, partikel
debu, b) faktor biota: fungi, serangga, binatang pengerat dan pameran, c)
faktor penggunaan dan penanganan yang salah: perlindungan arsip, pemindahan
arsip, pengguna dan fasilitas ruang baca, reproduksi bahan arsip, d) faktor
bencana alam: kebakaran, banjir, perang, gempa, tsunami dan pencurian.
Salah satu faktor
ekstern kerusakan arsip adalah debu. Debu bermacam-macam asalnya, seperti dari
kain, asap dan debu-debu dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu-debu ini,
tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena
debu. kerusakan yang ditimbulkan oleh debu ialah menempelnya noda-noda hitam
pada arsip dan sulit untuk dibersihkan, sehingga informasi arsip sulit untuk
dikenali. Debu yang menempel pada arsip dapat meninggalkan flat-flat hitam yang
dapat merusak informasi dan kertas arsip serta dapat menjadi sarang bagi
jamur-jamur.
Pencegahan terhadap debu dapat
dilakukan melalui pemasangan pengendap
elektrostatis dan jaring kawat halus yang berfungsi menyaring debu agar
tidak menyebabkan pada arsip. Adapun jika arsip-arsip tersebut telah mengalami
kerusakan dapat diperbarui atau diperbaiki dengan serangkaian kegiatan represif
yang telah dipaparkan di atas.
3.2 Saran
Berdasarkan hasil pembahasan di atas, dapat
simpulkan bahwa kerusakan terhadap arsip harus diperhatikan karena arsip
merupakan suatu yang dokumen yang sangat penting untuk dijaga dan di pelihara
dengan baik, agar tidak rusak dan masih utuh pada saat dibutuhkan. Jika arsip
tidak terjaga dan dipelihara dengan baik maka instansi yang memiliki arsip
tersebut akan rugi dan kantor tempat penyimpanan arsip juga akan rugi, karena
instansi-instansi yang memiliki berbagai arsip tidak mau lagi menyimpan arsip
di instansi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Daryana, Yayan dkk. 2007. Pemeliharaan
dan Pengamanan Arsip. Jakarta: Universitas
Terbuka.
Maulana, M.N. 1996. Administrasi
Kearsipan. Jakarta: Bhatara.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono.
2005. Manajen Kearsipan Modren. Yogjakarta:
Gava Media.
Sulistyo-Basuki.
1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
http://belajarbuatapasaja.blogspot.com/2013_04_01_archive.html
(diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
http://elib.pdii.lipi.go.id/katalog/index.php/searchkatalog/byId/252063
(diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
http://filterudara.com/purifier/teknologi-pembersih-udara/
(diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
http://buletinlitbang.dephan.go.id/index.asp?mnorutisi=8&vnomor=7
(diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-akibat-pencemaran-partikel-debu-di-udara
(diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
http://www.depkes.go.id/downloads/Udara.PDF
(diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
0 komentar: